Jak mam się przygotować do kontroli zamówienia in house Panie Mecenasie?

W ostatnim poście udzieliłem szybkiej i krótkiej odpowiedzi na pytanie: „jak mam się przygotować do kontroli zamówienia in house?” – „potrzeba Ci pomocy ekspertów, którzy przeprowadzą szkolenie, audyt itd.”.

Przy okazji, definicję podmiotu wewnętrznego znajdziesz w jednym z moim wcześniejszych postów, a dokładnie TU.

Pierwszym krokiem aby przygotować się do kontroli zamówienia in house jest znalezienia Eksperta/Ekspertów (zwykle w skład zespołu wchodzi: prawnik, ekonomista, czasami branżowiec). 

Drugim krokiem jest zlecenie Ekspertowi by sprawdził czy wszystko było i jest de lege artis (po łacinie: „według reguł sztuki”). 

Trzecim krokiem jest ...............................................................................................

A trzeci krok to już zależy od wyników audytu.

Albo wszystko jest de lege artis albo są mniejsze lub większe rzeczy do poprawy albo masz BARDZO POWAŻNY PROBLEM.

Już słyszę: „Ale co  i jak będzie sprawdzał Ekspert?”.

Ekspert sprawdzi m.in.:

1) Czy  zamawiający sprawuje nad jednostka, której powierzył wykonanie zadania, kontrolę analogiczną do tej jaką sprawuje nad swoimi wydziałami/oddziałami?

2) Jaka część działalności kontrolowanej osoby prawnej jest prowadzone w ramach wykonywania zadań powierzonych jej przez instytucję zamawiającą sprawującą kontrolę lub przez inne osoby prawne kontrolowane przez tę instytucję zamawiającą?

3) Czy w kontrolowanej osobie prawnej nie ma bezpośredniego udziału kapitału prywatnego?

4) Czy umowa powierzeniowa (o ile jest) spełnia wymagania prawne?

 A jakie dokumenty będzie analizował Ekspert?

Pozwól, że omówię to na przykładzie Spółki z o.o.

Ekspert przeanalizuje m.in.:

1)          Akt założycielski/umowę spółki;

2)          Odpis KRS

3)          Aktualną Listę Wspólników,

4)          Regulamin Zgromadzenia Wspólników,

5)          Regulamin Rady Nadzorczej,

6)          Regulamin Zarządu,

7)          Regulamin Organizacyjny

8)          Strukturę i metody zarządzania,

9)          Skład Rady Nadzorczej,

10)      Zasady Nadzoru Właścicielskiego,

11)      Strukturę Własnościową,

12)      Uchwały Organów Spółki,

13)      Korespondencję pomiędzy Spółką a podmiotem powierzającym,

14)      Sprawozdania finansowe i Sprawozdania z działalności Spółki,

15)      Umowę powierzeniową,

16)      Itp. Itd.

To nie jest ani łatwa ani lekka praca.

No mógłbym o tym mówić parę godzin.

Na koniec dam Ci radę: najgorsze zwykle są te problemy z których nie zdajesz sobie sprawy lub z którymi nic nie robisz