System Zgodności (Compliance) - na przykładzie systemów zgodności w Bankach

Kiedy na gruncie projektu ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych dyskutuje się o wzorcach systemów zgodności, najczęściej wymienia się:

1. normę ISO 37001 Anti-Bribery Management Systems, która stanowi globalny standard kształtowania systemów przeciwdziałania korupcji,
2. normę ISO 19600 Compliance Management Systems,
3. Standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.

Często zapomina się o tym, że mamy przepisy dotyczące zarządzania ryzykiem braku zgodności, trybu anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w bankach procedur i standardów etycznych. A dokładniej piszę o Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach z dnia 6 marca 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 637).

Oczywiście stosowanie ww. rozporządzenie dotyczy tylko Banków ale myślę, że przez analogię może być zastosowane w projektowaniu, wdrażaniu i utrzymywaniu systemów zgodności również w innych podmiotach. W niniejszym artykule omówię jak powinien wyglądać system zarządzania zgodnością zbudowany na podstawie wzorca bankowego :-)

System zarządzania ryzykiem braku zgodności, procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w podmiocie procedury i standardy etyczne funkcjonują na podstawie strategii zarządzania, strategii zarządzania ryzykiem, polityk, procedur i planów.

Każda organizacja powinna mieć spisaną strategię zarządzania, strategię zarządzania ryzykiem, polityki, procedury i plany. Oczywiście te dokumenty mogą nosić różne nazwy. Wszystko zależy od kultury organizacji. Powinny jednak być i funkcjonować. Same sporządzenie dokumentacji bez jej wdrożenia nie wystarczy.

System zarządzania zgodnością jest zorganizowany na trzech niezależnych poziomach

System zarządzania zgodnością powinien być zorganizowany w tzw. trzy linie obronne.

1. pierwszy poziom składa się zarządzanie ryzykiem w działalności operacyjnej,
2. drugi poziom składa się z działalności komórki do spraw zgodności.
3. trzeci poziom składa się działalność komórki audytu wewnętrznego

Zarząd odpowiada za system zarządzania zgodnością

Zarząd projektuje, wprowadza oraz zapewnia działanie systemu zarządzania ryzykiem, dokonuje przeglądów strategii i procedur oraz procedur anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych w szczególności przez:

1. zapewnienie struktury organizacyjnej dostosowanej do wielkości i profilu ponoszonego ryzyka i umożliwiającej skuteczne wykonywanie zadań;
2. opracowanie, przyjęcie i powiązanie strategii zarządzania podmiotem zbiorowym z systemem zarządzania ryzykiem i systemem kontroli wewnętrznej;
3. opracowanie, przyjęcie i wdrożenie strategii i polityk oraz zapewnienie wdrożenia systemu, zgodnie z przyjętymi zasadami legislacji wewnętrznej, oraz monitorowanie ich przestrzegania;
4. ustanowienie odpowiednich zasad raportowania, w tym zasad raportowania zarządu do rady nadzorczej;
5. zapewnienie przejrzystości działań podmiotu zbiorowego oraz przyjęcie i wprowadzenie zasad polityki informacyjnej;
6. wprowadzanie niezbędnych korekt i udoskonaleń systemu zarządzania w przypadku zmiany wielkości i profilu ryzyka w działalności podmiotu oraz czynników otoczenia gospodarczego lub wykrycia nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zarządzania.

W ramach zapewniania przez system przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych:

1. zarząd odpowiada za efektywne zarządzanie ryzykiem braku zgodności, rozumianym jako ryzyko skutków nieprzestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych;
2. zarząd odpowiada za opracowanie polityki zgodności, zapewnienie jej przestrzegania i składanie radzie nadzorczej raportów (nie rzadziej niż raz do roku) w sprawie zarządzania ryzykiem braku zgodności;
3. polityka zgodności zawiera podstawowe zasady zapewniania zgodności działania podmiotu zbiorowego z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi przez wszystkich pracowników podmiotu, w tym podstawowe zasady zapewniania zgodności na wszystkich liniach obronnych, oraz wyjaśnia główne elementy procesu zarządzania ryzykiem braku zgodności;
4. w przypadku wykrycia nieprawidłowości w stosowaniu polityki zgodności zarząd podejmuje odpowiednie działania w celu usunięcia tych nieprawidłowości, w tym środki naprawcze lub dyscyplinujące.

Rada nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem systemu zarządzania ryzykiem oraz ocenia adekwatność i skuteczność tego systemu

Rada nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem systemu zarządzania ryzykiem oraz ocenia (co najmniej raz w roku) adekwatność i skuteczność tego systemu.

Co należy do obowiązków komórki Compliance?

Do obowiązków komórki do spraw zgodności należy:

1. opracowanie regulaminu funkcjonowania komórki do spraw zgodności, określającego co najmniej cel, zakres i szczegółowe zasady działania komórki do spraw zgodności;
2. identyfikowanie ryzyka braku zgodności, w szczególności przez analizę przepisów prawa, regulacji wewnętrznych , standardów rynkowych oraz wyników wewnętrznych postępowań wyjaśniających przeprowadzanych przez komórkę do spraw zgodności;
3. ocena ryzyka braku zgodności przez pomiar lub szacowanie tego ryzyka;
4. projektowanie i wprowadzanie, bazujących na ocenie ryzyka braku zgodności, mechanizmów kontroli ryzyka braku zgodności;
5. monitorowanie wielkości i profilu ryzyka braku zgodności po zastosowaniu mechanizmów kontroli ryzyka braku zgodności;
6. okresowe przekazywanie raportów w zakresie ryzyka braku zgodności do zarządu i rady nadzorczej,
7. wykonywanie ww. czynności na podstawie regulaminu funkcjonowania komórki do spraw zgodności oraz procedur i metodyk;
8. dokumentowanie ww. czynności.

Niezależność komórki Compliance, komunikacja itp.

Tak w punktach :-) :

• W podmiocie zbiorowym powinny funkcjonować mechanizmy zapewniające niezależność komórki audytu wewnętrznego oraz komórki do spraw zgodności.
• Regulamin funkcjonowania komórki do spraw zgodności powinien być zatwierdzony przez Zarząd i rada nadzorczą.
• Osoba komórką do spraw zgodności powinna mieć zapewniony bezpośredni kontakt z członkami zarządu i rady nadzorczej.
• Osoba kierująca komórką do spraw zgodności lub osoby je zastępujące powinna uczestniczyć w posiedzeniach zarządu.
• Osoba kierująca komórką do spraw zgodności lub osoby je zastępujące powinna uczestniczyć w posiedzeniach rady nadzorczej, w przypadku gdy przedmiotem posiedzenia są zagadnienia związane z zapewnianiem zgodności lub zarządzaniem ryzykiem.
• Powołanie i odwołanie osoby kierującej komórką do spraw zgodności powinno odbywać się za zgodą rady nadzorczej po uprzednim wysłuchaniu tej osoby przez radę nadzorczą.
• Wynagrodzeń pracowników zatrudnionych komórce do spraw zgodności powinno zapewniać niezależność i obiektywizm wypełniania przez nich zadań oraz umożliwiać zatrudnianie osób o odpowiednich kwalifikacjach, doświadczeniu i umiejętnościach.
• W podmiocie powinny istnieć mechanizmy chroniące pracowników komórki do spraw zgodności przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem umowy o pracę.
• Komórka do spraw zgodności nie powinna być łączona z innymi komórkami organizacyjnymi, funkcjami i stanowiskami w podmiocie zbiorowym. Pracownicy tej komórki nie powinni wykonywać innych obowiązków niż wynikające z zadań tej komórki.
• Pracownicy komórki do spraw zgodności muszą posiadać kwalifikacje, doświadczenie i umiejętności w zakresie zarządzania ryzykiem braku zgodności występującym w działalności podmiotu oraz muszą mieć dostęp do wszelkich niezbędnych informacji.
• Zarząd jest odpowiedzialny za zapewnienie środków finansowych niezbędnych do skutecznego wykonywania zadań oraz systematycznego podnoszenia umiejętności i kwalifikacji przez pracowników komórki do spraw zgodności.

Procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w podmiocie procedur i standardów etycznych.

Procedury anonimowego zgłaszania naruszeń powinny wyglądać następująco:

• Podmiot zbiorowy powinien opracować i wdrożyć procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń prawa oraz obowiązujących w podmiocie procedur i standardów etycznych. Przez obowiązujące procedury rozumie się wszelkie akty wewnętrzne, w tym regulaminy, instrukcje, systemy i rozwiązania przyjęte w danym podmiocie.
• Podmiot zbiorowy powinien zapewnić możliwość zgłaszania przez pracowników naruszeń za pośrednictwem specjalnego, niezależnego i autonomicznego kanału komunikacji.
• Procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń powinny określać co najmniej:

1. sposób odbierania zgłoszeń w sprawie naruszeń, zapewniający w szczególności możliwość odbierania zgłoszeń bez podawania tożsamości przez pracownika dokonującego zgłoszenia;
2. sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
3. sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
4. zasady zapewniające zachowanie poufności pracownikowi dokonującemu zgłoszenia, w przypadku gdy pracownik ten ujawnił swoją tożsamość lub jego tożsamość jest możliwa do ustalenia;
5. wskazanie osób odpowiedzialnych za odbieranie zgłoszeń naruszeń, z uwzględnieniem, że w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy członka zarządu, powinno być ono przyjęte przez radę nadzorczą;
6. sposób przekazywania członkowi zarządu, radzie nadzorczej oraz wyznaczonym pracownikom lub jednostkom organizacyjnym i informacji związanych ze zgłoszeniem naruszenia, niezbędnych do prawidłowej weryfikacji tego zgłoszenia, z uwzględnieniem ograniczenia zakresu przekazywanych informacji odpowiednio do celów realizowanych przez procedurę oraz treści zgłoszenia naruszenia;
7. rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych na skutek:  a)  odebrania zgłoszenia naruszenia,  b)  weryfikacji zgłoszenia naruszenia - oraz sposób koordynacji tych działań; 8)  termin usunięcia przez podmiot danych osobowych zawartych w zgłoszeniach naruszeń;

• Zarząd powinien ustalić wewnętrzny podział kompetencji wskazujący członka zarządu, do którego są zgłaszane naruszenia oraz odpowiedzialnego za bieżące funkcjonowanie procedur anonimowego zgłaszania naruszeń.
• Członek zarządu, o którym mowa powyżej lub rada nadzorcza, po otrzymaniu zgłoszenia, wyznacza pracowników, jednostki organizacyjne lub komórki organizacyjne odpowiedzialne za podejmowanie i koordynowanie weryfikacji zgłoszenia naruszenia oraz podejmowanie działań następczych.
• Zarząd jest odpowiedzialny za adekwatność i skuteczność procedur anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń.
• W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych członek zarządu albo rada nadzorcza, gdy zgłoszenie dotyczy członka zarządu, niezwłocznie powiadamiają osobę, której zarzucono dokonanie naruszenia, o dokonanym zgłoszeniu naruszenia oraz o przeprowadzonej procedurze weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia, z zastrzeżeniem zachowania poufności.
• Rada nadzorcza powinna, w zależności od potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w roku, oceniać adekwatność i skuteczność procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń.
• Podmiot powinien przeprowadzać wstępne i regularne szkolenia pracowników w zakresie zgłaszania naruszeń, w szczególności obowiązujących w tym zakresie procedur.

Czy każdy system Compliance powinien tak wyglądać i czy to wszystko?

Odpowiedź brzmi: NIE i NIE

System Compliance powinien być dostosowany do danego podmiotu i jego specyfiki.

Compliance to tylko cześć układanki. Trzeba jeszcze pamiętać np.. o: audycie, w tym audycie śledczym, nadzorze wewnętrznym, antyfraudzie, zarządzaniu ryzykiem, ładzie korporacyjnym.